Políticas de Privacidad
NORMATIVIDAD LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por BELLE FARMA S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
DEFINICIONES:
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad que se le pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
BELLEFARMA S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por BELLE FARMA S.A.S y/o por terceras personas.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
h) Soportar procesos de auditoria interna o externa.
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de BELLE FARMA S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información pala los fines aquí indicados. Respecto de los datos:
I. Recolectados directamente en los puntos de seguridad o recepción.
II. Tomados de los documentos que suministran las personas al personal de recepción.
III. Obtenidos de las videograbaciones que se realizan en el edificio.
Estos se utilizaran para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de BELLEFARMA S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada solo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, BELLE FARMA S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:
I. Exista autorización expresa para hacerlo.
II. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
III. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
IV. La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la sociedad.
V. Que sea requerido por la Ley. BELLE FARMA S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, BELLE FARMA S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de datos personales en BELLE FARMA S.A.S se regirá por los siguientes principios:
a) Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b) Principio de libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de BELLE FARMA S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de BELLE FARMA S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnica, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: Todas la personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARAGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE BELLE FARMA S.A.S:
Los Titulares de datos personales por sí mismos o por intermedio de su representante legal y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto a los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de BELLE FARMA S.A.S:
a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de BELLE FARMA S.A.S para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de Tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del Tratamiento.
c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de autorización para realizar el Tratamiento.
d) Derecho a ser informado respecto al uso del dato personal.
e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales. f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARAGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
PARAGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DE BELLE FARMA S.A.S:
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que BELLE FARMA S.A.S, está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la Ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable:
I. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
II. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asienten por virtud de la autorización otorgada.
III. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
IV. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
V. Procurar que los principios de calidad, veracidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
VI. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VII. Actualizar la información cuando sea necesario.
VIII. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento de datos personales: Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
I. Establecer que el Responsable del Tratamiento este autorizado para suministrar los datos personales que tratara como Encargado.
II. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
III. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
IV. Realizar oportunamente la actualización, rectificación, o supresión de los datos.
V. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
VI. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
VII. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se estable en la presente política.
VIII. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
IX. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo hay sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
XI. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
XII. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
SOLICITUD DE AUTORIZACION AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, BELLE FARMA S.A.S solicitara al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para estos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitara por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
AVISO DE PRIVACIDAD:
En el evento en que BELLE FARMA S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:
BELLE FARMA S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
El área de servicio al cliente de BELLE FARMA S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y/o reclamos que formule el Titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral cinco (5) de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja y/o reclamo de lunes a viernes de 8:00am a 5:00 pm al correo electrónico servicioalcliente@bellefarma.com, llamar a la línea telefónica (1) 6160255.
La petición, queja y/o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañado de los documentos que se requiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea desistido o resuelto. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuese posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013:
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 BELLE FARMA S.A.S, procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.bellefarma.com dirigido a los Titulares para dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como Titulares de datos personales alojados en las bases de datos de BELLE FARMA S.A.S.
MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En Desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2013 BELLE FARMA S.A.S adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 15 de Junio de 2016 y entra en vigencia a partir del día 07 de julio de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto a la presente política, se informara a través de la dirección electrónica www.dentaldoktor.com